Lexikon · Hotellerie
Meldeschein im Hotel: Pflichten, Fristen, Ausnahmen
Der Meldeschein ist der besondere Meldenachweis, den Beherbergungsbetriebe nach den §§ 29 und 30 BMG bei der Ankunft erheben und aufbewahren müssen. Seit dem 1. Januar 2025 entfällt die Meldescheinpflicht für deutsche Staatsangehörige; für ausländische Gäste bleibt sie bestehen, einschließlich der Vorlage eines Ausweisdokuments. Die Aufbewahrungsfrist beträgt ein Jahr, danach ist innerhalb von drei Monaten zu löschen. Rechtsstand: September 2026. Landesrechtliche Besonderheiten und Einzelfälle gehören mit der zuständigen Behörde geklärt.
Seit der Änderung zum Jahresbeginn 2025 sehen wir in den Häusern zwei gegenläufige Fehler. Die einen führen den Meldeschein unverändert für alle Gäste weiter, weil der Ablauf am Empfang seit Jahren so läuft. Die anderen haben ihn vollständig abgeschafft, weil die Nachricht verkürzt angekommen ist. Wir gehen deshalb nicht zuerst in den Ordner, sondern an den Empfang und lassen uns einen Check-in mit einem ausländischen Gast zeigen. Daran zeigt sich in zwei Minuten, welcher der beiden Fehler vorliegt.
Pflichten und Fristen im Überblick
| Pflicht | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Meldeschein bei Ankunft | nur noch für ausländische Gäste | § 29 BMG |
| Deutsche Staatsangehörige | seit 1. Januar 2025 keine Meldescheinpflicht | Bürokratieentlastungsgesetz IV |
| Ausweisprüfung | bei ausländischen Gästen vorgeschrieben | § 29 BMG |
| Aufbewahrung | ein Jahr ab dem Tag der Abreise | § 30 Abs. 4 BMG |
| Löschung | binnen drei Monaten nach Fristablauf | § 30 BMG |
| Verstoß | Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldfolge | Bußgeldvorschriften des BMG |
Bundesmeldegesetz, Rechtsstand September 2026. Landesrecht kann Einzelheiten abweichend regeln; maßgeblich ist die Auskunft der zuständigen Meldebehörde.
Häufige Fragen und unsere persönlichen Erfahrungen zu Meldeschein
Ist der Meldeschein abgeschafft?
Nein, nur für einen Teil der Gäste. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV ist die Meldescheinpflicht für deutsche Staatsangehörige zum 1. Januar 2025 entfallen. Für ausländische Gäste besteht sie unverändert fort, einschließlich der Pflicht, ein Ausweisdokument vorlegen zu lassen. Wer die Änderung verkürzt als Abschaffung liest und die Meldescheine für alle Gäste einstellt, verstößt gegen eine bußgeldbewehrte Pflicht. Die Unterscheidung nach Staatsangehörigkeit gehört deshalb im Check-in-Ablauf abgebildet. Rechtsstand: September 2026.
Was gilt bei ausländischen Gästen?
Für sie bleibt der Meldeschein Pflicht, und zusätzlich ist ein Ausweisdokument vorlegen zu lassen und zu prüfen. Grundlage ist § 29 BMG. Das betrifft auch Gäste aus anderen EU-Staaten — die Erleichterung knüpft an die deutsche Staatsangehörigkeit an, nicht an die Herkunft aus dem Binnenmarkt. Bei Gruppenanreisen gelten Besonderheiten für die Erfassung mehrerer Personen. Da Einzelheiten landesrechtlich ausgestaltet sein können, gehört die Umsetzung mit der zuständigen Meldebehörde abgestimmt. Rechtsstand: September 2026.
Wie lange bleiben Meldescheine im Haus?
Ein Jahr ab dem Tag der Abreise. Danach sind die Daten innerhalb von drei Monaten zu löschen oder zu vernichten, so dass die Unterlagen längstens rund fünfzehn Monate im Haus liegen. Das gilt für Papierscheine ebenso wie für digitale Erfassung; bei digitalen Systemen gehört die automatische Löschung einmal geprüft, weil sie häufig nicht eingerichtet ist. Meldescheine sind keine Buchhaltungsunterlagen — die längeren steuerlichen Aufbewahrungsfristen gelten für sie nicht und rechtfertigen keine längere Speicherung.
Woran scheitert die Meldedatenführung in der Prüfung?
Weniger an fehlenden Scheinen als an zwei anderen Punkten. Erstens an der Löschung: Digitale Systeme sammeln weiter, weil niemand die Frist eingerichtet hat, und Papierordner stehen jahrelang im Büro. Zweitens an der Unterscheidung seit 2025 — Häuser nehmen entweder weiter von allen Gästen Daten auf, die sie nicht mehr erheben dürfen, oder von niemandem mehr. Beides ist angreifbar. Der Ablauf gehört deshalb einmal sauber festgelegt und die Löschroutine mit einem Datum versehen.
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Wenn die Zahl nicht stimmt
Wenn unklar ist, ob Ihr Check-in-Ablauf die Unterscheidung seit 2025 sauber abbildet, sehen wir uns den tatsächlichen Ablauf am Empfang an — und die Löschroutine im System.
