Lexikon · Hotellerie
Buchungsvorlauf im Hotel: Messung und Segmente
Der Buchungsvorlauf misst die durchschnittliche Zahl der Tage zwischen Buchungseingang und Anreise. Er ist die Grundlage jeder Preisstaffel, weil er sagt, wann die Nachfrage für einen Tag tatsächlich entsteht. In der Stadthotellerie liegt der Median als Praxiswert bei 2 bis 10 Tagen, in der Ferienhotellerie bei Monaten. Entscheidend ist nicht der absolute Wert, sondern seine Veränderung gegenüber dem Vorjahreszeitraum.
Die Formel
Buchungsvorlauf = Summe (Anreisedatum − Buchungsdatum) ÷ Buchungen
Der Buchungsvorlauf ist die Zahl, mit der sich erkennen lässt, ob ein schwacher Monat am Markt liegt oder an der eigenen Ratenstruktur — und genau deshalb fragen wir sie früh ab. In Häusern, die wir sehen, wird der Vorlauf höchstens als Gefühl geführt: Es heißt, die Gäste buchten immer kurzfristiger. Sobald die Zahl gegen das Vorjahr steht, zeigt sich in etwa der Hälfte der Fälle, dass sich der Vorlauf gar nicht verschoben hat, sondern der Bestand schlicht niedriger ist.
Richtwerte nach Segment
| Segment | Buchungsvorlauf | was daraus folgt |
|---|---|---|
| Stadt- und Businesshotel | 2–10 Tage Median | Preisentscheidung erst in der Anreisewoche |
| Ferienhotel Hauptsaison | 45–120 Tage | Preisstaffel früh und diszipliniert öffnen |
| Gruppen und Tagungen | 3–9 Monate | Kontingente und Rückgabefristen führen |
| Messe- und Ereignistage | 30–90 Tage | Restriktionen früh setzen, spät lockern |
Praxiswerte aus Auswertungen von Hotelsoftware in der Privathotellerie. Median statt Mittelwert, weil einzelne Langfristbuchungen den Durchschnitt stark verzerren; die Werte sind stark markt- und saisonabhängig.
Häufige Fragen und unsere persönlichen Erfahrungen zu Buchungsvorlauf
Median oder Mittelwert — welcher Wert ist der brauchbare?
Der Median. Ein einzelner Kongressblock, der vierzehn Monate im Voraus abgerufen wird, hebt den Mittelwert eines Monats um Wochen an, obwohl sich am Verhalten der Einzelreisenden nichts geändert hat. Der Median zeigt den typischen Fall und reagiert nicht auf Ausreißer. In der Praxis werden beide Zahlen nebeneinander geführt: Der Abstand zwischen ihnen ist selbst eine Information über den Anteil des Langfristgeschäfts.
Wie sieht die Rechnung an einem Beispiel aus?
Ein Stadthotel wertet vier Buchungen eines Tages aus: 2, 4, 9 und 45 Tage Vorlauf. Die Summe von 60 Tagen geteilt durch vier Buchungen ergibt einen Mittelwert von 15 Tagen, während der Median bei 6,5 Tagen liegt. Der Mittelwert wird allein von der Langfristbuchung getragen. Für die Preisentscheidung ist der Median die richtige Größe, weil er sagt, wann die Masse der Buchungen tatsächlich hereinkommt.
Ab welcher Verschiebung des Vorlaufs wird es eng?
Ab etwa 20 Prozent Abweichung gegenüber demselben Zeitraum des Vorjahres. Verkürzt sich der Vorlauf so deutlich, gibt es zwei mögliche Ursachen mit gegensätzlicher Antwort: Entweder wurden günstige Raten zu früh geöffnet, sodass Gäste auf den späten Preis warten, oder die Nachfrage bricht insgesamt weg. Die Unterscheidung gelingt über den Bestand auf den Büchern: Liegt er gleichzeitig unter Vorjahr, ist es der Markt.
Was bedeutet ein sehr kurzer Vorlauf für die Preissteuerung?
Dass die entscheidenden Preisschritte in die letzten sieben Tage vor Anreise gehören. In der Stadthotellerie kommen 20 bis 40 Prozent aller Zimmernächte in diesem Fenster herein. Wer seine Raten sechs Wochen vorher endgültig festlegt und danach nicht mehr eingreift, verschenkt genau den Zeitraum, in dem die Nachfrage sichtbar wird. Umgekehrt braucht ein Ferienhotel mit Monaten Vorlauf eine ganz andere Staffel.
Wenn die Zahl nicht stimmt
Ohne Vorjahresvergleich ist der Buchungsvorlauf nicht zu bewerten. Wir sehen uns Vorlauf und Bestand auf den Büchern gemeinsam an.
