Lexikon · Gastronomie
Inventurdifferenz in der Gastronomie: Formel und Richtwerte
Die Inventurdifferenz ist die Abweichung zwischen rechnerischem Sollbestand und gezähltem Istbestand, gemessen am Wareneinsatz der Periode. Der Sollbestand ergibt sich aus Anfangsbestand plus Einkäufen minus verbuchtem Verbrauch. Im Trockenlager gelten 0,5 bis 1,5 Prozent als übliche Spanne, bei Frischware liegen 2 bis 4 Prozent im Rahmen, weil Verderb und Verschnitt dort mitlaufen. Die Kennzahl benennt eine Abweichung, nicht deren Ursache.
Die Formel
Inventurdifferenz % = (Sollbestand − Istbestand) ÷ Wareneinsatz der Periode × 100
Ihre Inventurdifferenz
Werte einer Warengruppe und derselben Periode eintragen.
Einordnung: bis 1 Prozent unauffällig, 1 bis 2,5 Prozent beobachten, darüber nachrechnen. Mit den Startwerten gerechnet: 11.800 Euro Sollbestand minus 11.500 Euro Istbestand ergibt 300 Euro Differenz, bezogen auf 31.000 Euro Wareneinsatz also 0,97 Prozent. Frischware trägt naturgemäß höhere Werte als das Trockenlager und wird getrennt gerechnet.
Die erste Frage in einem Betrieb mit auffälliger Differenz ist nie, wer etwas genommen hat, sondern ob überhaupt vergleichbar gezählt wurde. In der Praxis liegt die Ursache in vier von fünf Fällen in der Erfassung: angebrochene Gebinde werden geschätzt, Umrechnungsfaktoren stimmen nicht, Abschriften fehlen, oder zwei Personen zählen nach unterschiedlicher Logik. Erst wenn diese vier Punkte sauber sind, ist die Zahl belastbar genug, um über Prozesse im Ausschank oder in der Warenannahme zu sprechen.
Übliche Differenzen je Warengruppe
| Warengruppe | übliche Differenz | häufigste Ursache |
|---|---|---|
| Trockenlager | 0,5–1,5 % | Zählfehler, unterschiedliche Gebindegrößen |
| Frischware | 2–4 % | Verderb, Verschnitt, Retouren |
| Offene Getränke | 1–3 % | Ausschankmenge, Bruch, Probeausschank |
| Spirituosen | über 2 % auffällig | Ausgabemenge, seltener Zählfehler |
Praxiswerte aus unseren Projekten. Die Spannen setzen eine vollständige Inventur derselben Periode und eine einheitliche Bewertung voraus.
Häufige Fragen und unsere persönlichen Erfahrungen zu Inventurdifferenz
Ab welchem Wert wird eine Inventurdifferenz auffällig?
Im Trockenlager wird eine Inventurdifferenz ab etwa 1,5 Prozent auffällig, bei Spirituosen bereits ab 2 Prozent. Frischware trägt mit 2 bis 4 Prozent naturgemäß mehr, weil Verderb und Verschnitt dort in dieselbe Zahl laufen. Auffällig ist weniger der einzelne hohe Wert als die Wiederholung: Eine Differenz, die drei Perioden hintereinander in dieselbe Richtung zeigt, ist ein Prozessthema. Eine einmalige Abweichung ist in der Regel ein Erfassungs- oder Bewertungsfehler und lässt sich am Beleg nachvollziehen.
Woran liegt eine plötzlich hohe Differenz beim Spirituosenbestand?
Meist an der ausgegebenen Menge, nicht an der gezählten. Ein Ausschank ohne Portionierhilfe streut je Glas erheblich, und diese Streuung summiert sich über eine Periode zu einem Betrag, der in der Inventur als Differenz erscheint. Zweithäufigste Ursache sind nicht erfasste Probeausschänke und Personalverzehr. Beides sind Prozessfragen des Ausschanks und werden über Portionierung und Erfassung geklärt, nicht über die Inventur selbst. Die Inventurdifferenz zeigt nur, dass es sie gibt.
Gehört Verderb in die Inventurdifferenz?
Nur, wenn er nicht gesondert erfasst wird. Sauberer ist es, Verderb, Bruch und Personalverzehr laufend über einen Abschriftbeleg zu buchen. Dann bleibt in der Inventurdifferenz nur noch übrig, was tatsächlich unerklärt ist, und die Kennzahl wird steuerbar. Betriebe ohne Abschriftbuchung haben in der Frischware regelmäßig 2 bis 4 Prozent Differenz und können nicht sagen, welcher Anteil davon vermeidbar wäre. Genau das ist die Grenze der Aussagekraft.
Wie oft ist eine Inventur sinnvoll?
Monatlich als Minimum, für die wertintensiven Gruppen wöchentlich. Spirituosen, Wein und Fleisch tragen in den meisten Betrieben den größten Teil des Bestandswerts und lassen sich in einer verkürzten Zählung von zwanzig bis dreißig Positionen erfassen. Eine jährliche Vollinventur erfüllt handelsrechtliche Pflichten, taugt aber nicht zur Steuerung: Eine Differenz, die erst nach zwölf Monaten sichtbar wird, lässt sich keinem Zeitraum und keinem Prozess mehr zuordnen.
Wenn die Zahl nicht stimmt
Die Differenz liegt im Beobachtungsbereich. Wir prüfen zuerst Erfassung und Umrechnung, danach die Ausgabeprozesse.
