Lexikon · Hotellerie
Verdrängungsrechnung: Gruppe gegen Einzelgeschäft
Die Verdrängungsrechnung, international Displacement genannt, stellt den Deckungsbeitrag einer Gruppenanfrage dem Deckungsbeitrag des Einzelgeschäfts gegenüber, das die Gruppe verdrängen würde. Sie beantwortet damit die klassische Annahmeentscheidung mit einer Zahl statt mit einem Gefühl. Verdrängung entsteht überhaupt erst ab einer erwarteten Belegung von rund 75 bis 80 Prozent — darunter ist fast jede Gruppe mit positivem Deckungsbeitrag richtig.
Die Formel
Mindestpreis je Gruppenzimmer = (verdrängter Deckungsbeitrag + variable Kosten − Nebenumsatzbeitrag) ÷ Gruppenzimmer
Ihr Mindestpreis je Gruppenzimmer
Werte der konkreten Anfrage netto eintragen.
Je niedriger der rechnerische Mindestpreis, desto eher trägt die Gruppe. Einordnung für ein Mittelklassehaus: bis 90 Euro gut durchsetzbar · 90 bis 120 Euro genau prüfen · darüber liegt der Mindestpreis über der üblichen Rate. Mit den Startwerten: 3.600 Euro verdrängter Deckungsbeitrag plus 800 Euro variable Kosten abzüglich 1.200 Euro Nebenumsatzbeitrag ergeben bei 40 Zimmern 80,00 Euro.
Gruppenanfragen werden in vielen Häusern nach Gefühl entschieden, und das Gefühl sagt fast immer zu. Wenn wir in ein Haus kommen, rechnen wir deshalb zwei zurückliegende Gruppen nach, von denen eine im Nachhinein als gutes Geschäft galt. In der Regel zeigt sich, dass die Gruppe an sich in Ordnung war, aber am falschen Wochentag lag. Die Verdrängungsrechnung verändert seltener die Antwort auf das Ob als auf das Wann.
Die Verdrängungsrechnung sagt, ob eine Gruppenanfrage den Platz besser bezahlender Gäste wegnimmt. Sie gehört zur Vertriebsstruktur eines Hauses.
Größen, die in die Rechnung gehören
| Größe | Praxisspanne | Herkunft |
|---|---|---|
| Verdrängungsschwelle der Belegung | 75–80 % | darunter kaum echtes Verdrängungsrisiko |
| Nebenumsatz je Tagungsteilnehmer | 35–90 € netto | Pausen, Mittag, Abend, Getränke |
| Ausfallfaktor abgerufener Zimmer | 5–20 % | Abruf ohne verbindliche Namensliste höher |
| Variable Kosten je Gruppenzimmer | 15–25 € | Reinigung, Wäsche, Verbrauchsgüter |
Praxiswerte aus der eigenen Beratungspraxis. Der Nebenumsatz je Teilnehmer schwankt stark mit Programm und Kategorie und gehört aus den eigenen Veranstaltungen der vergangenen zwölf Monate abgeleitet.
Häufige Fragen und unsere persönlichen Erfahrungen zu Verdrängungsrechnung
Wann verdrängt eine Gruppe überhaupt Einzelgeschäft?
Erst, wenn die Zimmer ohne sie verkauft worden wären. In der Praxis beginnt echtes Verdrängungsrisiko bei einer erwarteten Belegung von rund 75 bis 80 Prozent für die betroffenen Tage. Darunter kostet die Gruppe kein Geschäft, sondern füllt Zimmer, die sonst leer stünden — dann genügt ein positiver Deckungsbeitrag über den variablen Kosten. Deshalb steht am Anfang jeder Verdrängungsrechnung die Belegungsprognose und nicht der Preis.
Warum wird mit Deckungsbeitrag und nicht mit Umsatz gerechnet?
Weil Gruppen- und Einzelgeschäft unterschiedlich teuer sind. Eine Einzelbuchung über ein Portal trägt Provision, eine Gruppe verursacht Rüstzeit, Bankettpersonal und häufig Technik. Wer nur Zimmerpreise vergleicht, hält eine Gruppe für schlechter, als sie ist, wenn das verdrängte Einzelgeschäft über teure Kanäle käme — und für besser, wenn erhebliche Veranstaltungskosten anfallen. Der Vergleich funktioniert nur nach Abzug der jeweils zurechenbaren Kosten.
Wie fließt der Nebenumsatz in die Entscheidung ein?
Mit seinem Deckungsbeitrag, nicht mit dem Umsatz. Je Tagungsteilnehmer liegen Pausen, Mittagessen und Abendgeschäft als Praxisspanne bei 35 bis 90 Euro netto; davon bleibt nach Wareneinsatz und Personal ein Teil übrig, und nur dieser senkt den Mindestpreis je Zimmer. Ebenso wichtig ist die Gegenrichtung: Verdrängtes Einzelgeschäft bringt ebenfalls Frühstück und Bar, und dieser Beitrag gehört auf der anderen Seite der Rechnung angesetzt.
Woran zeigt sich, dass eine Anfrage abzulehnen ist?
Wenn der gebotene Zimmerpreis unter dem errechneten Mindestpreis liegt und die Tage ohne die Gruppe voraussichtlich gut verkauft würden. Dann kostet die Annahme Ertrag, auch wenn die Belegung steigt. Vor der Absage lohnt allerdings die Verhandlung über die Randtage: Viele Gruppen lassen sich um einen Tag verschieben oder auf schwächere Anreisetage legen, und damit verschwindet das Verdrängungsproblem, ohne dass der Preis bewegt werden muss.
Wenn die Zahl nicht stimmt
Der Mindestpreis liegt nahe an der Rate. Lohnend ist die Verhandlung über Anreisetage, bevor über den Preis gesprochen wird.
